Backup danych w firmie – jak zaplanować kopie zapasowe i odtwarzanie po awarii

Backup danych w firmie to nie pojedyncze narzędzie, lecz polityka: ustalenie, które dane są kopiowane, jak często, gdzie trafia kopia i w jakim czasie da się z niej odtworzyć pracę systemów. Punktem wyjścia są dwa parametry – RPO i RTO. Bez nich backup pozostaje czynnością techniczną bez związku z ryzykiem operacyjnym.

Czym jest polityka backupu i co powinna określać

Polityka backupu to zestaw ustaleń wskazujących zakres kopii, ich częstotliwość, miejsce przechowywania oraz osoby odpowiedzialne za odtworzenie danych. Tworzenie kopii zapasowych to jeden z trzech filarów polityki bezpieczeństwa, obok monitorowania zdarzeń w infrastrukturze IT i zarządzania uprawnieniami dostępu.

Dobrze opisana polityka odpowiada na kilka pytań, zanim pojawi się awaria:

• które zbiory danych i systemy są krytyczne dla ciągłości procesów biznesowych,

• jak często wykonywana jest kopia każdego z nich,

• gdzie fizycznie leżą kopie i ile ich egzemplarzy istnieje,

• jak długo są przechowywane i kiedy trafiają do archiwum,

• kto podejmuje decyzję o odtworzeniu i kto je przeprowadza,

• w jaki sposób i jak często odtwarzanie jest testowane.

Brak odpowiedzi choćby na jedno z tych pytań ujawnia się dopiero przy awarii, gdy na ustalenia nie ma już czasu. Taki trójpodział stosuje w swoich wdrożeniach warszawska spółka ITCenter, działająca w obszarze bezpieczeństwa systemów informatycznych.

RPO i RTO – parametry, od których zaczyna się plan

RPO (Recovery Point Objective) to maksymalna ilość danych, jaką firma godzi się utracić, wyrażona jako odstęp między kolejnymi kopiami, i to on wyznacza częstotliwość backupu. RTO (Recovery Time Objective) opisuje, jak długo potrwa odtworzenie danych z kopii i przywrócenie pracy powiązanych systemów. Pierwszy parametr mierzy utratę danych, drugi – długość niedostępności.

Obie wartości dobiera się indywidualnie, bo dopuszczalna utrata danych i dopuszczalny czas przestoju zależą od branży oraz od roli systemu w firmie. W bankowości systemy transakcyjne schodzą z tym parametrem do poziomu milisekund. Przy niekrytycznych zadaniach biurowych rozpiętość sięga od kilkunastu minut do kilku dni. Parametr opisuje cały zasób danych, nie pojedynczy plik.

Wartości bliskie zeru są osiągalne, lecz kosztują tyle, co utrzymanie równoległego środowiska Disaster Recovery. Oba parametry stanowią też podstawę umów SLA, więc firma kupująca backup u zewnętrznego dostawcy powinna znać zapisane w kontrakcie RPO i RTO.

Rodzaje kopii zapasowych i ich wpływ na czas odtworzenia

Wybór rodzaju kopii przekłada się wprost na RTO, bo decyduje, ile zestawów danych trzeba przetworzyć przy przywracaniu. Stosuje się trzy warianty, zwykle łączone w jednym harmonogramie.

Typowy harmonogram łączy rzadszą kopię pełną z codziennymi kopiami przyrostowymi lub różnicowymi. Skraca to czas backupu w dni robocze, ale przenosi obciążenie na moment odtwarzania. Im dłuższy łańcuch kopii przyrostowych, tym większe ryzyko, że uszkodzenie jednego ogniwa uniemożliwi przywrócenie danych, dlatego harmonogram planuje się pod RTO.

Drugim ustawieniem harmonogramu jest retencja, czyli okres, przez jaki kopia pozostaje dostępna, zanim zostanie nadpisana. Porządkuje ją zwykle schemat GFS (Grandfather-Father-Son), utrzymujący równolegle kopie dzienne, tygodniowe i miesięczne. Krótka retencja obniża koszt składowania, ale odcina powrót do stanu sprzed powolnego uszkodzenia bazy, które ujawnia się po tygodniach.

Gdzie przechowywać kopie zapasowe

Kopia leżąca wyłącznie na tym samym serwerze co dane produkcyjne nie chroni przed pożarem, kradzieżą sprzętu ani zaszyfrowaniem zasobów. Powszechnie stosowana zasada 3-2-1 zakłada trzy egzemplarze danych na dwóch różnych typach nośników, z czego jeden poza główną lokalizacją.

Do typowych zagrożeń dla bezpieczeństwa danych zalicza się kradzież danych, ich utratę, ujawnienie informacji poufnych, zafałszowanie danych, zablokowanie dostępu oraz włamanie. Dwa ostatnie dotykają naraz danych produkcyjnych i kopii trzymanych w tej samej sieci, dlatego oddzielenie egzemplarza zapasowego ma znaczenie praktyczne.

Rozszerzeniem tej reguły jest wariant 3-2-1-1-0, w którym dochodzi kopia niezmienna lub odłączona od sieci oraz wymóg zerowej liczby błędów w teście odtworzenia. Kopia niezmienna działa w trybie WORM, więc po zapisie nie da się jej nadpisać ani skasować przed upływem ustalonego okresu, nawet z konta administratora. Air gap daje ten sam efekt fizycznie. Oba rozwiązania są odpowiedzią na ransomware, który kasuje dostępne repozytoria kopii.

Drugą lokalizacją bywa infrastruktura chmurowa. Backup w chmurze polega na wykorzystaniu infrastruktury zewnętrznego dostawcy albo zbudowaniu własnego środowiska cloud do przechowywania kopii najważniejszych danych firmy.

Co obejmuje backup poza serwerami

Zakres kopii rzadko kończy się na serwerach plików i bazach danych. W średniej firmie zabezpieczenia wymagają też stacje robocze, maszyny wirtualne i urządzenia przenośne, bo tam także powstają dokumenty niezapisane w systemie centralnym.

Profesjonalne oprogramowanie do backupu obsługuje dziś środowiska mieszane. Rozwiązania Acronis Cyber Protect oraz Acronis Backup współpracują z systemami Windows, Linux i macOS, zabezpieczając stacje robocze, serwery, a także smartfony i tablety z systemami iOS oraz Android. Veeam Backup koncentruje się na masowym zabezpieczaniu środowisk serwerowych, także gdy repozytorium kopii leży u operatora chmurowego. NAKIVO Backup & Replication to rozwiązanie wieloplatformowe, obejmujące tworzenie kopii, replikację i odzyskiwanie danych w środowiskach wirtualnych, fizycznych oraz chmurowych.

Replikacja działa inaczej niż klasyczna kopia. Utrzymuje gotową do uruchomienia kopię maszyny, co skraca czas przywrócenia usługi, ale nie zapisuje historii wersji. Środowisko odporne na awarię łączy oba mechanizmy.

Disaster Recovery Plan – jak opisać odtwarzanie danych z kopii zapasowych

Disaster Recovery Plan (DRP) to instrukcja rozpisująca role, kolejność i termin działań w razie nagłej awarii systemu. Stanowi część planu ciągłości działania, czyli Business Continuity Plan (BCP), obejmującego procedury pozwalające kontynuować działalność po katastrofie i ograniczyć skutki awarii.

Kompletny dokument DRP wskazuje:

• fizyczną lokalizację ośrodka zapasowego, w którym odtwarzane są dane,

• usługi, bez których procesy biznesowe się zatrzymują,

• czas, w jakim po awarii mają wrócić usługi krytyczne,

• dopuszczalną ilość danych, jakie mogą zostać utracone,

• koszty planu, współmierne do rezultatów wdrożenia.

Trzeci i czwarty punkt to RTO i RPO przełożone na język dokumentu, dlatego oba parametry ustala się przed opracowaniem planu. Za wdrożenie procedur odpowiada zespół powołany na etapie pisania planu, w którym każda osoba ma ścisły zakres obowiązków. Dzięki temu nikt nie czeka bezczynnie na wyznaczenie zadań.

Zapasowe centrum danych i przebieg odtwarzania danych z kopii zapasowych

Zapasowe centrum danych to fizyczna lokalizacja, w której odtwarzana jest praca systemów, gdy podstawowa infrastruktura pozostaje niedostępna. Wskazanie jej należy do obowiązkowych elementów DRP, bo podczas awarii nie ma już czasu na konfigurowanie środowiska od zera.

Samo odtwarzanie przebiega w ustalonej kolejności:

1. osoba odpowiadająca za dział IT decyduje o uruchomieniu DRP,

2. zespół realizuje kroki z procedur i przywraca usługi z kopii zapasowych,

3. równolegle trwają prace nad systemem podstawowym,

4. po opanowaniu awarii ośrodek zapasowy wraca do stanu pierwotnego, gotowego na kolejne zdarzenie.

Ostatni krok bywa odkładany, choć to on decyduje o zabezpieczeniu przed kolejną awarią. Ośrodek pozostawiony w stanie po odtwarzaniu wciąż generuje koszty, a przy następnym zdarzeniu nie da się z niego skorzystać.

Testowanie odtworzenia – dlaczego sam backup nie wystarcza

Kopia, z której nigdy nie odtworzono danych, jest założeniem, nie zabezpieczeniem. Test sprawdza naraz kompletność kopii, poprawność procedur oraz faktyczne RTO zamiast deklarowanego. Log z wykonania kopii nie daje tej informacji.

Praktyczną formą sprawdzenia są scenariusze przywracania pisane dla konkretnych systemów. Scenariusz mówi, w jakiej kolejności wracają usługi, od czego zależą i kto wykonuje kolejne kroki. Próba na środowisku odseparowanym od produkcji pozwala zmierzyć czas bez ryzyka dla bieżącej pracy.

Same parametry wyznacza analiza wpływu awarii na biznes, znana jako Business Impact Analysis (BIA). Porządkuje ona procesy według strat generowanych przez każdą godzinę przestoju i dopiero na tej podstawie przypisuje systemom różne RPO oraz RTO. Bez niej wszystkie zasoby dostają ten sam harmonogram, czyli przepłacanie za dane archiwalne przy niedoszacowaniu systemu zatrzymującego sprzedaż.

Kto planuje i utrzymuje backup w firmie

Zaplanowanie polityki kopii zapasowych łączy trzy kompetencje: analizę procesów biznesowych, znajomość narzędzi backupowych i doświadczenie w odtwarzaniu środowisk po awarii. Średnie firmy często powierzają to zadanie dostawcy zewnętrznemu, bo własny zespół IT rzadko odtwarza całe środowisko na tyle często, aby wypracować w tym wprawę.

W ofercie ITCenter znajduje się backup danych dla firm prowadzony w modelu business continuity oraz Disaster Recovery jako usługa (DRaaS), obejmujący kopie zapasowe stacji roboczych składowane w chmurze, kontrolę dostępu do sprzętu i danych, rozbudowę repozytoriów archiwizacyjnych oraz scenariusze przywracania, oparty na rozwiązaniach Veeam, Acronis i NAKIVO.

Najczęstsze pytania o backup danych w firmie

Czym różni się RPO od RTO? RPO to maksymalna ilość danych, jaką firma godzi się utracić, wyrażona jako czas między kopiami, i to on wyznacza częstotliwość backupu. RTO to czas potrzebny na odtworzenie danych i przywrócenie pracy systemów.

Jak często testować odtworzenie kopii zapasowej? W praktyce przyjmuje się rytm kwartalny dla systemów krytycznych i roczny dla pozostałych. Test powtarza się dodatkowo po zmianie w architekturze środowiska, po aktualizacji oprogramowania backupowego i po zmianie osoby odpowiedzialnej.

Czym różni się backup od replikacji? Replikacja utrzymuje bieżącą kopię maszyny, więc powiela także pliki zaszyfrowane przez ransomware. Backup zachowuje historię wersji, dlatego pozwala cofnąć się do stanu sprzed incydentu.

Ile kopii zapasowych powinna mieć średnia firma? Minimum wyznacza zasada 3-2-1, a wariant 3-2-1-1-0 dokłada kopię niezmienną lub odłączoną od sieci. Liczba egzemplarzy rośnie wraz z retencją, bo schemat GFS trzyma równolegle kopie dzienne, tygodniowe i miesięczne.

Czy kopia w chmurze wystarczy jako jedyne zabezpieczenie? Rozwiązuje problem drugiej lokalizacji, ale nie zastępuje polityki backupu. Nadal trzeba ustalić zakres kopiowanych danych, częstotliwość, retencję i kolejność odtwarzania systemów oraz sprawdzić ją testem.

Kto decyduje o uruchomieniu Disaster Recovery Plan? Decyzję podejmuje osoba odpowiadająca za dział IT, a nie zespół wykonujący odtwarzanie. Dokument wskazuje ją przez nazwę stanowiska wraz z zastępcą, bo awaria bywa nocna lub weekendowa.

Artykuł sponsorowany